Vraag en antwoord inkoopbeleid

Ik zou graag een opdracht uitvoeren voor de gemeente Hattem. Hoe word ik uitgenodigd om een offerte uit te brengen?

De gemeente is aanbesteding plichtig. Dat wil zeggen dat we inkopen Europees moeten aanbesteden. Dat geldt voor inkopen boven de drempelwaarden die de Europese Commissie heeft vastgesteld (voor leveringen/diensten: € 221.000, voor werken € 5.548.000 en € 750.000,- voor Sociale en Specifieke Diensten exclusief btw). Het aanbesteden gebeurt volgens de richtlijnen in de Aanbestedingswet 2012. De gemeente publiceert opdrachten op de website TenderNed. Ook samenwerkingspartners kunnen deze opdrachten namens de gemeente publiceren.

Door de nieuwe aanbestedingswet heeft de gemeente haar drempelbedragen verhoogd. Deze komen nu overeen met de bedragen die de Gids Proportionaliteit noemt. Dit vergroot de kansen van MKB en lokale ondernemers om kans te maken op een opdracht bij de gemeente.

Inkoopbeleid

Bij inkopen onder de Europese drempelwaarden geldt het gemeentelijk inkoopbeleid. Het inkoopbeleid staat op de website van de gemeente, en is voor iedereen toegankelijk. Opdrachten die onder de drempel vallen, besteedt de gemeente onderhands aan. Dat gebeurt via een Nationale procedure of door een enkelvoudig of meervoudig onderhandse inkoopprocedure. In die laatste twee gevallen is de inkoper vrij om een leveranciersselectie te maken.

Meervoudig onderhandse aanbesteding

Bij meervoudig onderhandse aanbestedingen benadert de inkoper van de gemeente minimaal één lokale leverancier om een offerte uit te brengen. Het gemeentelijke inkoopbeleid schrijft dat voor. De leverancier is lokaal als hij of zij een standplaats heeft in de gemeente Heerde, Hattem of Oldebroek. Daarnaast moet de leverancier voldoen aan de selectiecriteria van de inkoper. Deze kunnen variëren, en zijn afhankelijk van de aard van de werkzaamheden die de leverancier moet uitvoeren of leveren.

Marktonderzoek

De inkoper onderzoekt tijdens een marktonderzoek of uw bedrijf voldoet aan de selectie-eisen. Bij meervoudig onderhandse inkooptrajecten selecteert de inkoper minimaal 3 en maximaal 5 partijen om een offerte uit te brengen. Zijn er meer dan 5 partijen? Dan vermindert een loting vaak dit aantal tot maximaal 5.

Offerte

De inkoper benadert deze leveranciers vervolgens om een offerte uit te brengen voor het werk. Per aanbesteding variëren de criteria voor de selectie van leveranciers. Denk bijvoorbeeld aan:

  • Technische - en beroepscriteria
  • Financieel en economisch draagvlak
  • Beroepsbevoegdheid
  • Kerncompetenties

Benadert de inkoper u niet? Dan behoort u niet tot de geselecteerde leveranciers.

Klopt het dat vaak dezelfde aannemers aan het werk zijn in de gemeente Hattem?

Soms hebben leveranciers een goede staat van dienst bij de gemeente. Het is aannemelijk dat de gemeente hen opnieuw benadert voor het uitbrengen van een offerte als er nieuw werk is. De gemeentelijke inkoper is echter verplicht om bij bepaalde drempelwaarden (zie inkoopbeleid) concurrentie te stellen en meerdere offertes op te vragen. De offerte van de aannemer die aan het werk is, was de beste inschrijving. De offerte kreeg zowel kwalitatief als prijstechnisch de hoogste beoordeling.

Daarnaast is het mogelijk dat de gemeente een raamovereenkomst heeft met bepaalde leveranciers. Deze kwamen dan als beste uit een eerder inkooptraject. Bij een raamovereenkomst vindt geen offertetraject meer plaats bij nieuwe opdracht. Een gecontracteerde leverancier of aannemer mag dit dan uitvoeren.

Hoe zorgt de gemeente Hattem ervoor dat meer lokale ondernemers een kans krijgen op werk van de gemeente Hattem?

In de aanbestedingswet 2012 staat dat gelijke behandeling plaatsvindt van elke ondernemer. Lokale ondernemers kunnen om die reden geen voorrang krijgen boven niet-lokale ondernemers. Om het lokale MKB te steunen, vraagt de gemeente bij meervoudig onderhandse aanbestedingen minimaal één lokale ondernemer een offerte uit te brengen op het werk. Deze verplichting komt voort uit het inkoop- en aanbestedingsbeleid.

Daarnaast verdeelt de gemeente, als dit kan, een opdracht in kleinere percelen. Daardoor kunnen ook kleinere bedrijven zich inschrijven. Inschrijvende partijen zijn daarnaast vrij om gebruik te maken van combinaties of een samenwerking met onderaannemers aan te gaan.

Kan ik mij als kleinere ondernemer - evenueel samen met andere ondernemers - inschrijven voor werk van de gemeente?

De aanbestedingswet staat toe dat inschrijvende partijen (bepaalde onderdelen van) de opdracht in onderaanneming mag laten uitvoeren. In dat laatste geval kunt u gezamenlijk inschrijven met bijvoorbeeld een hoofdaannemer. Er moet duidelijkheid zijn over aansprakelijkheid bij uitvoering van de opdracht. Soms moeten zowel hoofd- als onderaannemer voldoen aan bepaalde selectie-eisen.

Het is zinvol om in een vroeg stadium afspraken te maken met andere aannemers. Wacht niet totdat de offerteaanvraag speelt. Dan is er vaak maar een korte tijd beschikbaar voor het indienen van de offerte.

Bij wie kan ik een klacht indienen over een procedure rondom aanbestedingen?

Klachten over een lopend inkooptraject van de gemeente Heerde, Hattem of Oldebroek kunt u melden via inkoopH20@heerde.nlDe inkoopcoördinator neemt deze klacht in behandeling. Als de inkoopcoördinator zelf betrokken is bij dit inkooptraject, behandelt een collega de klacht. Bent u niet tevreden over de afhandeling van de klacht? Dan kunt u een klacht indienen bij het klachtenloket van de Rijksoverheid. In de procedure klachtenafhandeling staat op welke manier u de klacht in kunt dienen.

Welke gevolgen heeft de nieuwe aanbestedingswet voor mij als ondernemer?

De aangepaste wet is er onder meer op gericht MKB’ers meer kans te geven op opdrachten bij aanbestedende diensten. Ook zorgt de wet voor minder administratieve lasten zowel de aanbestedende dienst als inschrijvende partijen.

De aanbestedingswet is veelomvattend, en voor alle partijen vaak complex. De gemeente adviseert ondernemers een cursus te volgen of een informatiebijeenkomst bij te wonen via bijvoorbeeld een inkoopopleiding of branchevereniging. Behalve uitleg over de wet krijgt u dan veel tips over inschrijven bij (grote) aanbestedingen.

Op diverse websites kunt u meer informatie vinden over aanbesteden en de wijzigingen in de aanbestedingswet 2012: