Evenement organiseren
Organiseer je een evenement op een voor publiek toegankelijke plaats? Dan heb je mogelijk een evenementenvergunning nodig. Soms is een melding voldoende. Je kunt online een vergunning aanvragen of een melding indienen. Dit kan met DigiD of eHerkenning.
Wat is een evenement?
Een evenement is: elke zogenaamde ‘verrichting van vermaak’, waarbij publiek aanwezig is. Er zijn een paar uitzonderingen. Bioscoopvoorstellingen, betogingen, samenkomsten en vergaderingen zijn geen evenementen. Zie ook: Wet openbare manifestaties.
Melding, vergunning of niets nodig?
Organiseer je een evenement waarbij minder dan 200 personen betrokken zijn? Dan bestaat de mogelijkheid om te volstaan met een melding. Er zijn wel voorwaarden. Ook kan het zijn dat er voor een evenement niets nodig is; geen vergunning en geen melding. Je leest hieronder meer daarover.
Voorwaarden melding evenement
- Er zijn maximaal 200 personen aanwezig bij het evenement.
- Het evenement vindt plaats tussen 07.00 uur en 24.00 uur.
- Het evenement vormt geen belemmering voor het verkeer en de hulpdiensten. Dat wil zeggen: je sluit geen doorgaande weg af.
- Voor 09.00 uur en na 23.00 uur brengt het evenement geen geluid voort.
- Je plaatst geen objecten waar 50 personen of meer tegelijkertijd in kunnen.
- Het evenement heeft een organisator.
- De organisator moet uiterlijk 10 werkdagen voor het evenement melding daarvan doen bij de gemeente.
Niets nodig
In een aantal gevallen heb je geen vergunning nodig en hoef je geen melding te doen. Dat geldt voor de volgende evenementen:
- Evenementen die aan bovengenoemde voorwaarden voor een meldingsplichtig evenement voldoen en niet plaatsvinden op de openbare weg.
- Wandelevenementen, fietstochten, mountainbiketochten waarbij:
- de start en/of finish in Hattem plaatsvindt en niet meer dan 500 deelnemers per dag zijn of waarbij de start en/of finish niet in Hattem plaatsvindt en niet meer dan 1.000 deelnemers per dag zijn;
- geen wegen worden afgesloten;
- het verkeer wordt geregeld door daartoe bevoegde (evenementen)verkeersregelaars;
- er geen sprake is van een wedstrijdelement.
- Open dagen, openingen, jubilea, productdemonstraties, etc. bij bedrijven en/of instellingen waarbij:
- de activiteiten plaatsvinden op eigen terrein of in het eigen gebouw en er geen activiteiten op de openbare weg plaatsvinden;
- het parkeren in zijn geheel plaatsvindt op eigen terrein, of anderszins maatregelen zijn getroffen om parkeeroverlast vanwege het evenement te voorkomen;
- geen tent(en) wordt/worden geplaatst die bestemd zijn om meer dan 150 personen in te laten verblijven;
- het evenement of een deel daarvan plaatsvindt in een gebouw en het maximum aantal toegestane personen, dat in het kader van brandveiligheid in dat gebouw aanwezig mag zijn, niet wordt overschreden;
- het geluidsniveau voldoet aan de reguliere geluidsnormen voor het bedrijf of de instelling;
- indien sprake is van plaatsing van tent(en), podia of tribunes de organisator zorgdraagt voor het veilig plaatsen en veilig gebruik daarvan en deze niet worden gebruikt als deze niet berekend zijn op de aangekondigde weersomstandigheden.
- Sportevenementen en toernooien, met uitzondering van vechtsportevenementen, voetbalwedstrijden waarbij ten minste één betaald-voetbalorganisatie betrokken is of (hard-)loopwedstrijden waarbij gebruik gemaakt wordt van de openbare weg, waarbij:
- de sport wordt uitgeoefend op een daarvoor bestemd terrein;
- het parkeren in zijn geheel plaatsvindt op eigen terrein, of anderszins maatregelen zijn getroffen om parkeeroverlast vanwege het evenement te voorkomen;
- geen tent(en) wordt/worden geplaatst die bestemd zijn om meer dan 150 personen in te laten verblijven;
- het evenement of een deel daarvan plaatsvindt in een gebouw en het maximum aantal toegestane personen, dat in het kader van brandveiligheid in dat gebouw aanwezig mag zijn, niet wordt overschreden;
- het geluidsniveau voldoet aan de reguliere geluidsnormen voor het bedrijf of de instelling;
- indien sprake is van plaatsing van tent(en), podia of tribunes de organisator zorgdraagt voor het veilig plaatsen en veilig gebruik daarvan en deze niet worden gebruikt als deze niet berekend zijn op de aangekondigde weersomstandigheden;
- waarbij niet wordt overnacht, tenzij daarvoor ontheffing is verleend.
- Garageverkopen, die geheel plaatsvinden op particulier terrein;
- Muziekvoorstellingen op de weg:
- zonder versterkte muziek;
- niet op of in de directe nabijheid van terrassen; en
- die niet langer dan een uur duren op eenzelfde plaats.
Voldoet het evenement niet aan bovenstaande voorwaarden? Dan heb je een vergunning nodig. Vraag minimaal 12 weken voordat het evenement plaatsvindt een vergunning aan.
Overige toestemmingen
Naast de evenementenvergunning of -melding kunnen ook andere toestemmingen nodig zijn. Ook als een evenement is vrijgesteld van de evenementenvergunning, kan het zijn dat er wel een nadere toestemming nodig is. Bijvoorbeeld:
- Organiseer je het evenement in een tent waarin meer dan 150 personen zullen verblijven? Dan is ook een tijdelijke gebruiksvergunning brandveilig gebruik vereist.
- Ben je van plan alcoholische dranken te verstrekken op het evenemententerrein? En gebeurt dit buiten de normale horecabedrijven om? Dan heb je hiervoor een ontheffing nodig.
- Wil je een toiletwagen plaatsen op het evenemententerrein? Dan heb je een 'lozingsontheffing afvalwater' nodig.
- Ga je verkeersregelaars inzetten voor het evenement? Dan moet de gemeente hen aanstellen. Hiervoor is het nodig dat zij de online instructie evenementenverkeersregelaar volgen via www.verkeersregelaarsexamen.nl.
Kosten
De kosten voor het organiseren van een evenement vind je in de legesverordening.
Aanvraag
Je kunt een evenementenvergunning online aanvragen. Ook een evenementenmelding kun je online doen. In beide gevallen heb je DigiD of eHerkenning nodig.
Evenementenvergunning aanvragen
Je kunt het formulier ook downloaden, invullen, ondertekenen en opsturen naar: Gemeente Hattem, Postbus 93, 8050 AB Hattem.
Evenementenmelding doorgeven (pdf 34 kb)
Evenementenvergunning aanvragen (pdf 97 kb)
Liever persoonlijk contact? Je kunt online een afspraak met ons maken.
Bijlagen
Vraag je een evenementenvergunning aan, voeg dan de volgende aanvullende gegevens toe:
- Wil je een of meer tenten plaatsen, voeg dan een indelingstekening bij van elke tent. Daarop geef je aan waar de (nood)uitgangen zijn, inclusief de afmetingen. Ook geef je aan waar de locaties van de blusmiddelen zijn, en welke objecten in de tent staan. Denk hierbij aan tafels, stoelen, bar en podia.
- Plaats je objecten zoals een podium, hekken of marktkramen? Voeg dan een situatietekening bij van het evenemententerrein. Hierop moet je alle objecten intekenen met maatvoering (schaal minimaal 1:100).
- Bij grootschalige evenementen moet je ook een veiligheidsplan inleveren. De gemeente beoordeelt of dit nodig is.
Aanpak
- Nadat je de aanvraag hebt gedaan, controleren wij of de gegevens correct en compleet zijn.
- Bij een niet-complete of -correcte aanvraag ontvang je een brief. Daarin vragen wij je de aanvraag aan te vullen met de ontbrekende stukken of gegevens.
- Doe je dit niet? Dan verklaren wij de aanvraag niet-ontvankelijk. Wij nemen je aanvraag dan niet in behandeling.
- De doorlooptijd voor een evenementenvergunning is 8 weken. Bij grotere evenementen kan het langer duren. Wij kunnen de termijn maximaal met 8 weken verlengen.
Bezwaar & beroep
Wij kunnen de vergunning weigeren om de openbare veiligheid te beschermen. Ben je het niet eens met deze beslissing? Dan kun je bezwaar maken. Dit moet je binnen zes weken doen. Ben je het niet eens met de uitspraak op het bezwaarschrift? Dan kun je in beroep gaan bij de rechtbank.
Tips
Een schoon en opgeruimd evenement? Dat kan! Deze 10 tips helpen je daarbij. Ze vertellen je hoe je zwerfvuil voorkomt, voorafgaand en tijdens jouw evenement.