Evenement organiseren

Organiseer je een evenement op een voor publiek toegankelijke plaats? Dan heb je mogelijk een evenementenvergunning nodig. Soms is een melding voldoende. Je kunt online een vergunning aanvragen of een melding indienen. Dit kan met DigiD of eHerkenning. 

Wat is een evenement?

Een evenement is: elke zogenaamde ‘verrichting van vermaak’, waarbij publiek aanwezig is. Er zijn een paar uitzonderingen. De meeste bioscoopvoorstellingen, betogingen, samenkomsten en vergaderingen zijn geen evenementen. Zie ook: Wet openbare manifestaties.

Melding, vergunning of niets nodig?

Organiseer je een evenement waarbij minder dan 200 personen betrokken zijn? Dan bestaat de mogelijkheid om te volstaan met een melding. Er zijn wel voorwaarden. Je leest ze hieronder.

Voorwaarden melding evenement

• Er zijn maximaal 200 personen aanwezig bij het evenement.
• Het evenement vindt plaats tussen 07.00 uur en 24.00 uur.
• Het evenement vormt geen belemmering voor het verkeer en de hulpdiensten. Dat wil zeggen: je sluit geen doorgaande weg af.
• Voor 09.00 uur en na 23.00 uur brengt het evenement geen geluid voort.
• Je plaatst geen objecten waar 50 personen of meer tegelijkertijd in kunnen.
• Het evenement heeft een organisator.
• De organisator moet uiterlijk 10 werkdagen voor het evenement melding daarvan doen bij de gemeente.

Voldoet het evenement niet aan bovenstaande voorwaarden? Dan heb je een vergunning nodig. Vraag minimaal 12 weken voordat het evenement plaatsvindt een vergunning aan.

Niets nodig

Voldoet het evenement aan de voorwaarden voor een meldingsplichtig evenement? En vindt het niet plaats op de openbare weg, inclusief parkeerplaatsen? Dan heb je voor het evenement geen vergunning nodig. Je hoeft het ook niet bij ons te melden. Lees wel de aandachtspunten bij de organisatie van een vergunningvrij evenement 

Overige toestemmingen

Naast de evenementenvergunning of -melding kunnen ook andere toestemmingen nodig zijn. Bijvoorbeeld:

• Organiseer je het evenement in een tent? Dan is ook een tijdelijke gebruiksvergunning brandveilig gebruik vereist. Organiseer je het evenement in een bestaand gebouw? En wordt die plek normaal niet voor zo’n evenement gebruikt? Dan moet je hiervoor ook een melding indienen volgens het Bouwbesluit.
• Ben je van plan alcoholische dranken te verstrekken op het evenemententerrein? En gebeurt dit buiten de normale horecabedrijven om? Dan heb je hiervoor een ontheffing nodig.
• Wil je een toiletwagen plaatsen op het evenemententerrein? Dan heb je een 'lozingsontheffing afvalwater' nodig.
• Ga je verkeersregelaars inzetten voor het evenement? Dan moet de gemeente hen aanstellen. Hiervoor is het nodig dat zij de online instructie evenementenverkeersregelaar volgen via www.verkeersregelaarsexamen.nl.

Kosten

De kosten voor het organiseren van een evenement vind je in de legesverordening.

Aanvraag

Je kunt een evenementenvergunning online aanvragen. Ook een evenementenmelding kun je online doen. In beide gevallen heb je DigiD of eHerkenning nodig.

Evenement melden

Evenementenvergunning aanvragen

Je kunt het formulier ook downloaden, invullen, ondertekenen en opsturen naar: Gemeente Hattem, Postbus 93, 8050 AB Hattem.

Evenementenmelding doorgeven (pdf 34 kb)
Evenementenvergunning aanvragen (pdf 97 kb)

Liever persoonlijk contact? Je kunt online een afspraak met ons maken.

Afspraak maken

Bijlagen

Vraag je een evenementenvergunning aan, voeg dan de volgende aanvullende gegevens toe:

• Wil je een of meer tenten plaatsen, voeg dan een indelingstekening bij van elke tent. Daarop geef je aan waar de (nood)uitgangen zijn, inclusief de afmetingen. Ook geef je aan waar de locaties van de blusmiddelen zijn, en welke objecten in de tent staan. Denk hierbij aan tafels, stoelen, bar en podia.
• Plaats je objecten zoals een podium, hekken of marktkramen? Voeg dan een situatietekening bij van het evenemententerrein. Hierop moet je alle objecten intekenen met maatvoering (schaal minimaal 1:100).
• Bij grootschalige evenementen moet je ook een veiligheidsplan inleveren. De gemeente beoordeelt of dit nodig is.

Aanpak

• Nadat je de aanvraag hebt gedaan, controleren wij of de gegevens correct en compleet zijn.
• Bij een niet-complete of -correcte aanvraag ontvang je een brief. Daarin vragen wij je de aanvraag aan te vullen met de ontbrekende stukken of gegevens.
• Doe je dit niet? Dan verklaren wij de aanvraag niet-ontvankelijk. Wij nemen je aanvraag dan niet in behandeling.
• De doorlooptijd voor een evenementenvergunning is 8 weken. Bij grotere evenementen kan het langer duren. Wij kunnen de termijn maximaal met 8 weken verlengen.

Bezwaar & beroep

Wij kunnen de vergunning weigeren om de openbare veiligheid te beschermen. Ben je het niet eens met deze beslissing? Dan kun je bezwaar maken. Dit moet je binnen zes weken doen. Ben je het niet eens met de uitspraak op het bezwaarschrift? Dan kun je in beroep gaan bij de rechtbank.

Tips

Een schoon en opgeruimd evenement? Dat kan! Deze 10 tips helpen je daarbij. Ze vertellen je hoe je zwerfvuil voorkomt, voorafgaand en tijdens jouw evenement.

Tips voor een schoon evenement